Datenschutz ARTANA Digital GmbH

Wir – die ARTANA Digital GmbH („ARTANA Digital“ oder „wir“) – möchten über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten informieren. Unsere Datenschutzhinweise sind modular aufgebaut: Sie bestehen aus Allgemeinen Hinweisen für jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten und Verarbeitungssituationen (1.) und besonderen Hinweisen, deren Inhalt sich jeweils nur auf die dort angegebene Verarbeitungssituation bezieht (2. ff.).

Allgemeine Hinweise

Ergänzende Hinweise für die Kommunikation mit uns

Ergänzende Hinweise für Kunden

Ergänzende Hinweise für Anfragende und Betroffene

Ergänzende Hinweise für sonstige Vertragspartner

1. Allgemeine Hinweise
1.1. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher
Verantwortlicher ist die ARTANA Digital GmbH, Alstertwiete 3, 20099 Hamburg, E-Mail: privacy@artana.law. Primärer Ansprechpartner bei ARTANA Digital ist Prof. Dr. Christian Rauda.

1.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten einer Person („betroffene Person“) auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

1.2.1. Einwilligung des Betroffenen
Soweit wir für bestimmte Zweck eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage.

1.2.2. Erfüllung vertraglicher Pflichten
Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

1.2.3. Gesetzliche Vorgaben und Verpflichtungen
Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO Rechtsgrundlage.

1.2.4. Wahrung berechtigter Interessen
Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses oder eines Dritten erforderlich und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO Rechtsgrundlage.

1.3. Speicherdauer und Löschung personenbezogener Daten
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung mehr besteht.

1.4. Empfänger personenbezogener Daten
1.4.1. Intern
Intern verarbeiten nur die Stellen personenbezogene Daten, die diese für die Erfüllung ihrer Verarbeitungszwecke benötigen. Dies gilt auch für die von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter, Dienstleister und Erfüllungsgehilfen. Alle Stellen und Personen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, sind auf das Datengeheimnis verpflichtet und auf den sensiblen Umgang mit solchen Daten hingewiesen.

1.4.2. Allgemeiner Auftragsverarbeiter
Zur Bereitstellung unserer Leistungen nutzen wir die Infrastrukturdienste unseres Auftragsverarbeiters ARTANA PartG mbB, Alstertwiete 3, 20099 Hamburg, mit welchem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Die Datenverarbeitung erfolgt dabei i.d.R. innerhalb der EU bzw. dem EWR. Soweit ausnahmsweise personenbezogenen Daten durch einen Sub-Auftragsverarbeiter der ARTANA PartG mbB in einem Drittland verarbeitet werden, wird die Datensicherheit gemäß Art. 44 ff. DSGVO gewährleistet.

1.4.3. Dritte
An Dritte werden personenbezogene Daten nur dann weitergegeben, wenn dies im Einklang mit den Datenschutzvorschriften steht. Insbesondere zur Durchführung unseres Geschäftsbetriebs eingesetzte Personen (z.B. Banken, Steuerberater, Dienstleister für EDV- und IT-Leistungen) sowie staatliche Stellen/Behörden erhalten gegebenenfalls Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

1.5. Betroffenenrechte
Der betroffenen Person stehen folgende Rechte nach der DSGVO gegenüber uns als Verantwortlichen zu:

1.5.1. Auskunftsrecht
Gemäß Art. 15 DSGVO besteht das Recht Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere kann die betroffene Person folgende Informationen verlangen:

Verarbeitungszwecke,

Kategorien der Daten,

Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder werden sowie der Information, ob die personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden (in diesem Zusammenhang kann die betroffene Person verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO unterrichtet zu werden),

geplante Speicherdauer,

Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch,

Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden,

etwaige Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person verlangen.

1.5.2. Recht auf Berichtigung
Gemäß Art. 16 DSGVO besteht das Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung der personenbezogenen Daten, sofern diese unrichtig oder unvollständig sind.

1.5.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Gemäß Art. 18 DSGVO besteht das Recht die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von der betroffenen Person bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung eingeschränkt, wird die betroffene Person von uns unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

1.5.4. Recht auf Löschung
Gemäß Art. 17 DSGVO besteht das Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

1.5.5. Recht auf Unterrichtung
Hat die betroffene Person das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die personenbezogenen Daten offengelegt wurden, die Berichtigung, Löschung der personenbezogenen Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

1.5.6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Gemäß Art. 20 DSGVO besteht das Recht die personenbezogenen Daten, die die betroffene Person uns bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

1.5.7. Widerspruchsrecht
Gemäß Art. 21 DSGVO besteht das Recht Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt.

1.5.8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO besteht das Recht, die datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

1.5.9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Gemäß Art. 77 DSGVO besteht das Recht sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu beschweren.

2. Ergänzende Hinweise für die Kommunikation mit uns
Die nachfolgenden Hinweise gelten für jegliche Kommunikation mit uns.

Erfolgt die Kommunikation innerhalb eines Kundenverhältnisses oder einer anderen vertraglichen Beziehung, richtet sich die Datenverarbeitung auch nach den ergänzenden Hinweisen unter Ziff. 3 oder 5.

Sie können mit uns via Telefon, Fax, E-Mail oder Video-Telefonie in Kontakt treten. Dabei werden folgende Informationen von uns verarbeitet:

Telefonie

Fax

E-Mail

Video-Telefonie via Teams

Telefonnummer bzw. sonstige Identifikationsmerkmale (bspw. E-Mail-Adresse bei Teams-Telefonie) und technische Daten (bspw. Logfiles bei Teams-Call, Anrufzeitpunkt).

Faxnummer und sonstige technische Daten.

E-Mail-Adresse und sonstige technische Daten.

Personenstammdaten (soweit angegeben), Profildaten (bspw. Nutzername), Authentifizierungsdaten, und technische Daten (bspw. Logfiles, Anrufzeitpunkt).

Personenbezogene Daten, die Sie uns innerhalb des Kommunikationsprozesses mitteilen.

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns verarbeitet. Zielt die Kommunikation auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. In allen anderen Fällen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Ihr Interesse überwiegt nicht unserem Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage; da Sie uns schreiben, liegt eine Beantwortung ferner auch in Ihrem Interesse und Ihnen ist bewusst, dass wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten müssen.

Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt, sobald das Anliegen für die Kontaktaufnahme geklärt ist und keine Rechtsgrundlage mehr für die Verarbeitung besteht.

3. Ergänzende Hinweise für Kunden
Ergänzend gelten die nachfolgenden Hinweise, sofern ein Kundenverhältnis besteht.

3.1. Verarbeitete Informationen & Dauer der Verarbeitung
Welche Daten von Ihnen im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich nach den Aufgaben innerhalb der Kundenbeziehung. Wir nutzen die personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck, für den sie uns zur Verfügung gestellt wurden. Dies sind beispielsweise Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Umsatzdaten im Zahlungsverkehr), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten), sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

3.2. Zweck der Verarbeitung & Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt überwiegend zum Zwecke der Begründung und Durchführung der Kundenbeziehung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Dies kann im Falle einer Kundenbeziehung auch bedeuten, dass personenbezogene Daten bis zum Ablauf der Verjährungsfristen in dessen Interesse aufbewahrt werden.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten teilweise auch aufgrund unseres berechtigten Interesses, nämlich zum Zwecke der Kontakt- und Kommunikationsverwaltung, Wirtschaftlichkeitskontrollen, Vertrags- und Projektverwaltung sowie zur Sicherstellung des Betriebs von Informations- und Telekommunikationssystemen. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Darüber hinaus sind wir als Unternehmen an diverse rechtliche Verpflichtungen gebunden, die aufgrund geltender Gesetze und Verordnungen einzuhalten sind. Rechtsgrundlage ist bei der Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Verpflichtungen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. Hierzu gehören insbesondere steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu bestimmten Zwecken erteilt haben, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

3.3. Weitergabe der Daten an Dritte
Soweit es für die Erfüllung der Verpflichtungen aus der Kundenbeziehung mit Ihnen erforderlich ist, werden personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Aufsichtsbehörden und Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Die gesetzliche Vertraulichkeitsverpflichtung (insbes. Art. 38 Abs. 5 DSGVO) bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die diesen gesetzlichen Vertraulichkeitsverpflichtungen unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

4. Ergänzende Hinweise für Anfragende und Betroffene
Sofern wir personenbezogene Daten von Ihnen im Rahmen einer Anfrage oder im Rahmen der Geltendmachung von Betroffenenrechten erhalten, gelten neben den „Ergänzende Hinweise für die Kommunikation mit uns“ (s.o.) die nachfolgenden Informationen:

4.1. Beschwerden, Art. 77 DSGVO
Wenn Sie bei uns eine Beschwerde nach Art. 77 DSGVO einreichen, verarbeiten wir Ihre Daten wie Name, Adresse, E-Mail und weitere Kontaktdaten nur zum Zwecke der Wahrnehmung unserer Befugnisse als Datenschutzbeauftragter eines Verantwortlichen. Je nach Einzelfall werden Ihre Daten auf der rechtlichen Grundlage folgender Gesetze verarbeitet:

6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeinen Anfragen;

38 Abs. 4 DSGVO soweit Betroffene anfragen.

Soweit es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, insbesondere im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung bei datenschutzrechtlichen Beschwerden, werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber den verantwortlichen oder auskunftspflichtigen Stellen, die von Ihnen benannt wurden, offengelegt. Im Rahmen der Zuständigkeit oder der Zusammenarbeit werden Ihre Daten ggf. an betroffene, zuständige oder an die federführenden europäischen oder deutschen Aufsichtsbehörden übermittelt. Weitere Empfänger Ihrer Daten können der Europäische Datenschutzausschuss und die Europäische Kommission sein. Im Zusammenhang mit Verwaltungs- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren können Ihre Daten an Gerichte und Staatsanwaltschaft weitergegeben werden. Durch Akteneinsichtsrechte (§ 29 VwVfG, § 147 StPO, § 49 OWiG, § 1 Abs. 2 LTG) können unter anderem die Gegner Ihrer Beschwerde Einblick in Ihre Daten bekommen. Über eine entsprechende Abgabe werden Sie von uns gesondert informiert. Sofern zur Bearbeitung Ihres Anliegens Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland außerhalb der Union übermittelt werden müsste, erhalten Sie darüber ebenfalls eine gesonderte Information.

Wir löschen Ihre Daten drei Jahre nach Abschluss Ihres Falles. Wenn Ihre Daten anlässlich Ihrer Beschwerde Gegenstand eines Bußgeld- oder Gerichtsverfahrens sind, löschen wir Ihre Daten fünf Jahre nach Beendigung des jeweiligen Verfahrens.

Bei Anfragen betroffener Personen, die uns auf etwaige Datenschutzverstöße hinweisen möchten, erfolgt die Datenverarbeitung auf der Rechtsgrundlage des Art. 38 Abs. 4 DSGVO. Wir löschen Ihre Daten zwei Jahre nach Erhalt Ihres Hinweises. Eine Verpflichtung zur Bekanntgabe Ihrer Daten besteht nicht.

Die Daten betroffener Personen, die eine Beratung wegen ein möglichen Datenschutzverletzung erhalten möchten, verarbeiten wir ebenfalls auf der vorgenannten Rechtsgrundlage. Die Löschung dieser Daten erfolgt nach einem Jahr.

4.2. Meldungen von Datenpannen, Art. 33 DSGVO
Wenn uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, eine sogenannte Datenpanne, gemeldet wurde, verarbeiten wir Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 39 i.V.m. Art. 33 DSGVO. Zum Schutz von personenbezogenen Daten ist die Meldung von Datenpannen und somit die Bekanntgabe Ihrer Daten an die zuständige Aufsichtsbehörde verpflichtend, es sei denn, dass die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Die Nichtbereitstellung dieser Daten kann aufsichtsrechtliche Maßnahmen und/oder ein Bußgeld gegen die für die Meldung verantwortliche Stelle nach sich ziehen, Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO.

5. Ergänzende Hinweise für sonstige Vertragspartner
Ergänzend gelten die nachfolgenden Hinweise, sofern eine Vertragsbeziehung besteht.

5.1. Verarbeitete Informationen & Dauer der Verarbeitung
Welche Daten von Ihnen im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich nach den Aufgaben innerhalb der Vertragsbeziehung. Wir nutzen die personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck, für den sie uns zur Verfügung gestellt wurden. Dies sind beispielsweise Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Umsatzdaten im Zahlungsverkehr), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten), Werbe- und Vertriebsdaten sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die Vertragsbeziehung mit Ihnen beendet ist und sofern kein anderer Grund für die Verarbeitung mehr besteht.

5.2. Zweck der Verarbeitung & Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt überwiegend zum Zwecke der Begründung und Durchführung der Vertragsbeziehung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.